Личное дело

Персональные данные работника - это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, социальный статус и профессионализм.

Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников - личном деле работника.

В личное дело собираются документы, содержащие персональные данные работника:

• кадровая справка;
• заявление работника о приеме на работу;
• анкета;
• автобиография;
• характеристика-рекомендация;
• результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
• копия приказа о приеме на работу;
• расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области;
• расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации;
• дополнение к личному делу; карточка поощрений и взысканий;
• внутренняя опись.

Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного в организации; на обложке должны быть фамилия, имя, отчество работника.

Персональные данные работника содержатся также в документации, включающей в себя:

• документы, сопровождающие процесс оформления трудовых правоотношений (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т. п.)
• материалы по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность
• подлинники и копии приказов по личному составу
• личные дела и трудовые книжки сотрудников
• дела, содержащие материалы аттестации сотрудников, служебных расследований и т.п.
• справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы, базы данных и др.)
• подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству предприятия, руководителям структурных подразделений и служб
• копии отчетов, направляемых в государственные органы статистки, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения

Трудовой кодекс РФ устанавливает ряд ограничений на обработку персональных данных определенного рода.

Работодатель, а соответственно, и кадровая служба, не имеют права получать и обрабатывать следующие данные о работнике:

• членство в общественных объединениях,
• профсоюзная деятельность.

Все документы личного дела подшиваются в отдельную папку, на обложке которой находится ФИО работника.

Личному делу присваивается номер, записанный в последующем в журнале учета личных дел. К документам прилагается фотография работника, на обратной стороне ее пишется ФИО работника, заверенное личной подписью кадровика и печатью.

В личном деле медицинского персонала хранятся копии всех документов, связанных с подтверждением профессиональной подготовки, получения дополнительной специальности, прохождением курсов усовершенствования или сертификации.

Очень важно своевременно контролировать прохождение врачами курсов, подтверждающих профессиональны знания. Просроченные сертификаты – повод обвинить организацию в предоставлении незаконных медицинских услуг.