Предполагается, что нужны все эти бумаги контролирующим органам для инспекционной проверки. И вот в чем парадокс, ни один из руководителей ни разу не задумался в этот момент, что он, собственно, тоже контролирующий орган, и сам в первую очередь заинтересован в том, чтобы документация была в порядке. Ведь невозможно стоять над душой каждого специалиста, проверяя его действия, но всегда можно выбрать время, чтобы заглянуть в журналы учета и понять, что и как было сделано тем или иным работником.
Первый журнал, с которого, собственно и начинает процесс контроля за работой предприятия, это журнал учета и контроля проверок. Его ведение обязательно и регламентируется ФЗ-294 от 26 декабря 2008 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Заметим, что в тех салонах красоты, где любому проверяющему предлагают сначала показать документы, распоряжение об инспекционной проверке, расписаться в журнале учета, стало гораздо меньше праздношатающихся пожарных инспекторов и участковых. Несложно догадаться, почему…
Но в том случае, если проверяющие пришли с распоряжением и имеют полномочия на проверку, запись в журнале учета в дальнейшем сыграет важную роль в работе.
Пример из практики: во время аудита одного из салонов красоты, спрашиваю у руководителя: «А к вам представители Роспотребнадзора ранее приходили?».
- Приходили, - отвечает.
- Предписания об устранении недостатков писали?
Эмоции на лице – растерянность, напряжение, а потом понимание и паника… Вспомнил и начинает метаться по кабинету, разыскивая папку, где вполне возможно и погребено было то самое предписание.
С 2011 года на каждое предприятие, имеющее лицензию на медицинскую деятельность, заведено лицензионное дело. Это правило действует со дня вступления в силу ФЗ-99 от 4 апреля 2011 года «О лицензировании отдельных видов деятельности». В лицензионном деле хранятся все документы, в том числе, и акты инспекционных проверок, по которым следующий контролер может пройтись и проверить - все ли выполнено.
Если в салоне красоты, клинике, медицинском центре такой журнал учета есть – все в порядке, руководитель его изредка просматривает и всегда знает, какой за ним должок еще числится.
Теперь поговорим о журналах, связанных с трудовым правом. Среди них одни из важнейших – журнал учета трудовых книжек, в котором написано, когда и кто трудовую книжку принял, когда и кто выдал ее при увольнении сотрудника. И, главное, есть подпись того самого сотрудника, что он трудовую книжку получил.
Зачем нужно тянуть канитель? - спросит раздраженный руководитель.
И опять пример из практики. В салоне красоты парикмахер – молодой амбициозный парень – три дня не выходил на работу. При этом ранее он обещал, что будет не только работать в свою смену, но и отработает за коллегу, который ушел в отпуск.
На четвертый день появляется как ни в чем не бывало и на вопросы руководителя нагло отвечает, что у него были личные проблемы, которые никого не касаются. Слово за слово… разъяренный руководитель мигом увольняет парня, отдает ему трудовую книжку и буквально выгоняет из салона красоты.
Где тот завивал горе веревочкой неизвестно, но спустя месяц он опять является в салон и, поливая всех руганью, говорит, что устроился в суперсалон буквально суперзвездой и пусть ему отдадут его трудовую книжку. Плевать он на всех хотел!
И что вы думаете? Парень привлек к этому делу трудовую инспекцию, и руководитель вынужден был выплатить деньги за прошедший месяц. Также он получил предупреждение от сотрудников, проводящих инспекционную поверку, о том, что на предприятии не ведется соответствующая документация!
И все это только потому, что сотрудник не поставил в журнале учета роспись в графе «Трудовую книжку получил». Да, честно говоря, и журнала такого в салоне красоты просто не было.
Журналы контроля санэпидрежима. Их должны заполнять сотрудники, но они обычно ссылаются на занятость. Советую вам провести показательный хронометраж и подтвердить на деле, что любая запись занимает от 30 до 90 секунд. То есть даже если этих журналов учета пять или шесть – это не более десяти минут рабочего времени. При этом можете озвучить время, которое эти же сотрудники тратят на перекуры… Для наглядного сравнения.
На чем чаще всего попадаются предприятия при инспекционной проверке санэпидрежима? Как раз на том, что действия по дезинфекции, стерилизации, санитарной обработке и генеральным уборкам не зафиксированы в журналах или же зафиксированы механически, без понимания того, что должно происходить на самом деле.
Готовясь к инспекционной проверке медсестра лихорадочно заполняет журналы учета один за другим, при этом хитроумно используя разные ручки – для пущей убедительности! А на чем проваливается вся эта хитро задуманная операция по втиранию очков?
В клинике косметологии три кабинета. Медсестра ведет журнал учета работы бактерицидной установки. В графах механически записано время и способ обработки помещения. Но медсестре даже в голову не пришло, что у нее три кабинета, следовательно, три бактерицидные установки, значит, должно быть три журнала по контролю за тремя установками.
А для чего? Для того, чтобы точно знать, когда лампа отработает восемь тысяч часов, и ее нужно будет поменять.
Вот на этот вопрос – для чего? – не могут ответить ни руководитель, ни персонал.
Второй пример подтверждает тот факт, что персонал заполняет журналы учета параллельно, и согласно геометрическим законам, данные в них не пересекаются.
При инспекционной проверке анализируют записи перпендикулярно, сравнивая то, что записано в одном журнале с тем, что внесено в другой. Почему? Да потому что в разных журналах учета могут фиксироваться поэтапные действия одного процесса. Например, обработки инструментов.
В журнале контроля дезинфекции написано, что 5 сентября было обработано 5 пинцетов, а в журнале стерилизации в этот же день обозначены три петли ложки Уна. Вопрос, который возникает у любого здравомыслящего человека - почему пинцеты продезинфицировали, но не простерилизовали, и почему петли ложки Уна положили стерилизовать без дезинфекции? А если дотошный специалист инспекционной проверки еще посмотрит журнал расхода дезсредств и спросит, а там учтено то количество дезсредств, которое ушло на пять пинцетов?
Более того, в некоторых клиниках медперсонал так и не понял, для чего нужны термоиндикаторы и наклеивает их в графу термический контроль в первозданном виде. Между тем, такой индикатор клеится на крафт-пакет, при определенной температуре меняет цвет и потом переклеивается в журнал учета как подтверждение, что он вместе с приборами побывал в стерилизаторе.
Много вопросов возникает и по заполнению журнала контроля качества медицинской помощи, который ведет главный врач. Мы уже писали на портале 1nep.ru о том, что с прошлого – 2012 года – в России создана четкая структура контроля качества медицинской помощи. Она имеет три уровня:
Подробнее об этом можно прочитать здесь. При этом трудно понять, как именно должен главный врач фиксировать свои действия по контролю качества медицинской помощи, если не познакомиться с журналом, который по этому поводу ведется. Да и сами врачи, увидев графы этого журнала, говорят – ну вот, теперь понятно.
Почему? Потому что в этом журнале учета есть четкие критерии оценки, алгоритм анализа медицинской карты пациента, которую заполняет врач-косметолог. И главному врачу остается только проверить эти карты и понять, все ли там правильно.
А что это за графы? Читаем:
Работая над созданием полного пакета внутренней документации, я насчитала более тридцати журналов учета. Часть из них обязательная (ведение регламентируется нормативно-правовыми актами), часть – факультативная, но не менее важная, потому что позволяет видеть работу предприятия в процессе, позволяет анализировать деятельность за определенные периоды и приучает всех участников процесса к самоконтролю. Ничего, кроме пользы!
Для того чтобы понять, знаете ли вы, какие журналы находятся в зоне ответственности того или иного сотрудника, пройдите по ссылке и проверьте свои представления об инспекционной проверке.
А для того чтобы понять, сколько журналов учета вообще существует в практике салона красоты, посетите Спецпроект РЭМ, его участникам будет предоставлена информация о журналах с образцами их заполнения.
51892
Комментарии